Bij ondernemen hoort ook inzicht in de financiën. En daar hoort natuurlijk een boekhoudpakket bij. En het liefst een waar je snel ziet hoe je er voor staat. Hoewel ieder boekhoudpakket pretendeert gericht te zijn op gemak, is mijn ervaring dat absoluut niet. Sta jij voor de keuze voor een boekhoudpakket? Let dan op de volgende zaken.
Wie gaat de boekhouding uitvoeren?
In het begin zal je het werk wellicht aan een administratiekantoor willen uitbesteden. Voordeel is dat zij er echt verstand van hebben en je aardig wat tijd bespaard. Nadeel is dat je ze jouw bedrijf, het type omzet en de kosten niet goed kennen en daardoor niet alles op de juiste plek boeken. Ook zal je boekhouding dan vaak niet volledig actueel zijn, omdat ze het niet dagelijks of wekelijks bijhouden. Wanneer je de boekhouding in huis hebt, zie je vaak direct verschil. Ik adviseer het wel altijd nog te laten controleren dan door het administratiekantoor en hen de aangifte laten uitvoeren bijvoorbeeld. Besteed je het volledig uit, dan ben je vaak aangewezen op de grotere pakketten die vooral gericht zijn op boekhouders en accountants. Ze zijn mijn inziens minder gebruiksvriendelijk voor de ondernemers of directeur die snel inzicht wil hebben.
Welke details wil je zien?
Bepaal welke gegevens je snel wilt zien. Een dashboard is hier ideaal voor. Grafieken met de omzet per periode, het resultaat en de openstaande debiteuren bijvoorbeeld. Maar denk ook aan een vergelijking met voorgaande periodes, ouderdomsanalyse van debiteuren en het crediteurensaldo.
Toegankelijkheid
Mijn inziens wil je overal en altijd inzicht in je financiën en is het boekhoudpakket dus per definitie een online omgeving. Dan kunnen je overal inloggen en ook (steeds vaker) op je telefoon er bij. Gebruik je een Windows PC of een Mac? Let daar ook op, want dat zal een aantal pakketten uitsluiten. Uiteraard wil je wel dat het veilig is, dus een aantal accounts aanmaken, die bijvoorbeeld met 2-trapsverificatie of op IP-adres mogen inloggen. Als je het nog veiliger wilt, check dan ook waar het wordt gehost en hoe de backups zijn geregeld. Diverse pakketten hebben overigens een functie om het administratiekantoor op afstand toegang te geven, zonder dat het je een extra account kost.
Overige aandachtspunten
- Heb je een of meerdere administraties?
- Hoe wil je de BTW aangifte doen? In het account of elders?
- Wil je functies als een inbox voor crediteuren met UBL en scan & herken en export van betaalbestanden?
- En wat de denken van automatische bankkoppelingen en een bankrobot die snel transacties herkend?
- Hoeveel wil je uitgeven? Je hebt pakketten die de eerste periode gratis zijn tot aan pakketten waar je honderden euro’s aan licentiekosten betaald per jaar. Uiteraard is dit wel afhankelijk van de complexiteit van de administratie en de functionaliteiten.
Hopelijk ben je weer wat wijzer geworden. Veel succes met de keuze.
Wil je weten waar je verder rekening mee moet houden als je switcht van boekhoudpakket? Binnenkort daarover een nieuwe blog. En natuurlijk mag je mij ook contacten als je hier hulp bij nodig hebt. Of kijk hier als je wilt weten wat ik nog meer op financieel gebied kan betekenen.