Menig bedrijf heeft een officemanager in dienst. Wat deze, meestal dame, doet, is overal anders. Maar wat een goede officemanager kan, dat maakt het verschil. Wil jij ook een officemanager die jou echt gaat ontlasten? Lees dan hieronder wat de 3 belangrijkste zaken zijn om op te letten.
Bezuinig niet op…. niveau
Hoewel Schroevers prima secretaresses aflevert, is er een wezenlijk verschil met een goede officemanager. Een officemanager heeft minimaal een HBO werk- en denk niveau. Met name de zelfstandigheid en het vermogen om verder te kijken dan je neus langs is, zijn belangrijke criteria. Vaak omvat het officemanagement namelijk verschillende interne disciplines en hebben ze invloed op elkaar. Het inkopen van pennen heeft niet alleen een financiële component door de prijs, maar straalt ook iets uit als bedrijf. Een goede officemanager kan onderhandelen met een leverancier, maar weet ook dat BIC pennen afbreuk doen aan je brand.
Wat een goede officemanager met niveau ook brengt, is het vermogen om zaken te verbeteren. Processen en procedures in te richten, zaken te automatiseren en daardoor de efficiëntie te verhogen. Niet alleen voor jou, maar ook voor de andere medewerkers. Ja, bij een hoger niveau hoort ook een hoger salaris, maar dat is het zeker waard.
Details, details
Wat je als ondernemer/directeur/manager wil is dat je wordt ontlast. Loslaten of delegeren is al lastig, maar helemaal als je al het werk steeds moet blijven controleren. Een goede officemanager let op alle details, is kritisch en levert tot 3 cijfers achter de komma nauwkeurig werk op. Misschien kost dat meer tijd, maar dan kun je haar wel vertrouwen. Uiteraard kun je bevoegdheden scheiden, dus dat alleen jijzelf betalingen kunt verrichten, maar de officemanager is wel in staat alles daarvoor tot in de puntjes voor te bereiden zodat jij alleen nog maar op de knop hoeft te drukken.
Geen (grijs) muisje
De officemanager is een belangrijke spil in de organisatie, heeft contact met alle lagen en ook leveranciers en klanten weten wie ze is. Kies daarom voor iemand die niet bang is, bezoekers een warme ontvangst geeft (met misschien wel een ferme handdruk) en niet ophangt met de crediteurenadministratie van klant X totdat ze een betaaldatum heeft. Je wilt niet dat de officemanager alleen maar in haar kamer aan het werk is, ze heeft een actieve rol in het stimuleren van de onderlinge betrokkenheid in het bedrijf. Een (grijs) muisje gaat je dat niet bieden, maar een goede officemanager wel.
Wil je meer weten over hoe je de goede officemanager kunt vinden voor jouw bedrijf? Neem dan, geheel vrijblijvend, contact met me op.